Cyclisch roosteren versus vrij roosteren: de ene afdeling is de andere niet

Als ontwikkelaar van een nieuw rooster- en planningsapplicatie modelleer je de praktijk vanuit een ideale situatie: Je denkt bij het functioneel ontwerp dat je te maken hebt met een eenduidige groep cliënten met een min of meer eenduidige zorgvraag. Vervolgens ga je ervan uit dat de zorgvraag geleverd kan worden met een groep medewerkers met een specifiek niveau die in een repeterend patroon de zorg in diensten levert.
We hadden al wel voorzien dat het proces van roosteren en plannen voor extramurale zorg (shift roostering) en behandelzorg (zelfstandig roosteren van cliëntenafspraken) er anders uit ziet dan voor intramurale (ouderen)woonzorg. Maar we ontdekten tijdens de ontwikkeling ook dat er binnen de woonzorg verschillende methodes van roosteren en plannen bestaan. De ene afdeling werkt met cyclische roosters en vaste werktijden per periode voor hun medewerkers. De andere afdeling maakt elke periode weer een geheel nieuw rooster, met totaal andere werktijden voor hun medewerkers. De rust en duidelijkheid bij cyclisch roosteren ontbreekt bij het vrij roosteren. We vroegen ons af hoe dit nu ontstaat. Waarom roostert de ene afdeling anders dan de andere? En hoe kunnen we dit met onze planningsapplicatie Uurwerk maximaal ondersteunen?

Kijkje in de keuken
Ik kreeg de mogelijkheid om een kijkje in de keuken te nemen bij twee verschillende afdelingen van een nieuwe klant. De ene afdeling betrof een afdeling kleinschalig wonen voor cliënten met een somatische zorgvraag. De andere afdeling betrof een psychogeriatrische verpleegafdeling waar cliënten ook gedragsproblemen hebben. De werkdruk op beide afdelingen is groot. Desalniettemin is de aandacht voor de individuele cliënten hartverwarmend! Op afdelingen waar het werken zo hectisch kan zijn is de onderlinge afstemming op de werkvloer heel belangrijk: medewerkers moeten altijd van elkaar op aan kunnen.

Het verschil tussen de afdelingen
Het verschil in werkwijze tussen de medewerkers van de kleinschalig wonen afdeling en de PG afdeling zit hem met name in de mate van permanent toezicht. Op de kleinschalig wonen afdeling met somatische cliënten is permanent toezicht op de gemeenschappelijke ruimtes niet noodzakelijk. Op de afdeling met PG-cliënten met gedragsproblematiek komen irritaties en kleine opstootjes regelmatig voor en soms slaat de vlam onverwachts snel in de vlam. Daarom is er in de gezamenlijke ruimtes op deze afdeling altijd een medewerker aanwezig om direct in te kunnen grijpen. Wat mij opviel is dat de rol van deze ‘controleur’ niet steeds door dezelfde medewerker wordt ingevuld maar de medewerkers lossen elkaar af. Wat mij verder opviel is dat deze rol wordt ingevuld door daadkrachtige, ervaren medewerkers met leiderschapskwaliteiten. Dit zijn niet per definitie de verpleegkundigen met niveau 5 maar vaak ook verzorgenden op niveau 3.

Impact op het roosterproces
Tijdens mijn bezoeken sprak ik de medewerker die de rol van roosteraar voor haar team vervult. Zij gaf aan dat de daadkracht, ervaring en leiderschap van medewerkers mede bepalend zijn voor de roostering van de formatie. Zij selecteert de formatie zodanig dat in elk tijdvak minimaal één medewerker aanwezig is die deze eigenschappen bezit.

Het opnemen van deze extra voorwaarden zou in principe het cyclisch roosteren (met vaste werktijden) niet in de weg mogen staan. Echter het aantal medewerkers dat beschikt over de juiste eigenschappen is beperkt. Dus wanneer één van deze medewerkers verzuimt of verlof heeft ontstaat er direct een probleem. De roosteraar gaf aan dat er vervolgens zo met diensten geschoven moet worden dat er toch altijd een ‘controleur’ aanwezig is. Dit heeft dan wel gevolgen voor alle medewerkers van de afdeling.

Kan een rooster- en planningsapplicatie helpen?
Blijkbaar worden in de praktijk medewerkers op meer eigenschappen geselecteerd dan alleen op niveau. Bij de bepaling van de benodigde capaciteit, die aansluit op de gemiddelde zorgvraag, moet ook met deze aanvullende eigenschappen rekening worden gehouden. Het permanent aanwezig zijn van bepaalde competenties blijkt kritischer, en dus een hogere prioriteit te hebben, dan de aanwezigheid van het benodigde aantal medewerkers op het juiste niveau. Hier dient men rekening mee te houden bij de planning op zowel lange termijn (jaaruren-systematiek) als korte termijn (periodeplanning).

In een slimme planningsapplicatie als Uurwerk wordt met een autoplanner maximaal rekening gehouden met specifieke eigenschappen van medewerkers, maar is er ook voldoende flexibiliteit om automatisch gemaakte selecties naar eigen inzicht aan te passen.

De autoplanner houdt rekening met de gevraagde eigenschap bij de toewijzing van de diensten. De autoplanner houdt desgewenst ook rekening met de koppeling van cliënten aan één of meerdere medewerkers. Hierdoor is het zelfs mogelijk om op basis van de groep individuele cliënten automatische een selectie van je formatie te maken!

Bart Meeuwis
Team M
Team M is leverancier van UURWERK© de nieuwste generatie planningsapplicatie voor de zorg.