Proces van IZA Transformatiemiddelen: van aanvraag tot audit.

Aanvraag IZA Transformatiemiddelen
Een effectief transformatieplan is concreet, uitvoerbaar en ambitieus. De volgende voorwaarden zijn relevant:

• Zorg voor een concreet, meetbaar en toetsbaar plan dat goed te monitoren is aan de hand van mijlpalen.
• Voeg een maatschappelijke businesscase aan het plan toe waarin de beoogde doelen kwantitatief worden weergegeven.
• Voeg een impactanalyse toe waaruit de effecten op cliënten of patiënten en zorgaanbieders in termen van kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van de zorg blijken.
• Zorg voor executiekracht: stel een projectleider aan die het project gedurende meerdere jaren begeleidt en monitort.

Het hart van een aanvraag is een maatschappelijke businesscase. Hierin worden de maatschappelijke effecten als gevolg van de interventie vergeleken met de kosten van de interventie. De maatschappelijke effecten moeten leiden tot lagere kosten per cliënt en een verhoging van de productiviteit van zorgmedewerkers. De financiële maatschappelijke business case zal positief zijn als de totale kosten van verplaatste zorg, digitalisering of preventieprogramma over een periode van 5 jaar per cliënt lager uitvallen dan de totale besparingen op kosten per cliënt. Naast financiële effecten kan het project ook tot doel hebben om efficiëntie in tijd en daarmee het vrijmaken van capaciteit te bewerkstelligen.
  Monitoren van resultaten project
Het project beoogt de maatschappelijke kosten te verlagen door middel van interventies. Deze kosten ontstaan uit elementen zoals ligdagen, polibezoeken en zorguren. Om de voortgang van het project te monitoren, moeten de effecten van de interventies worden gemeten. Ten opzichte van de startpositie kunnen de volgende effecten met deze interventies worden bereikt:

• Verlaging van het aantal ligdagen per patiënt.
• Vermindering van het aantal herhaalde polibezoeken per patiënt.
• Vermindering van het aantal zorguren per patiënt.

De monitoring vereist een actuele registratie van deze variabelen. Deze registratie is gepersonaliseerd. Om inzicht te verkrijgen in de effecten moeten deze variabelen anoniem worden verzameld, bijvoorbeeld via het LinkSight platform.
  Wanneer waarden vanuit de output worden vergeleken met de beoogde waarden vanuit de maatschappelijke businesscase, kan het daadwerkelijke effect worden gemeten.

Verantwoording: uren- en kostenverantwoording           
Naast het verantwoorden van de output moeten ook de uren van medewerkers die aan het project hebben gewerkt en de kosten die aan het project zijn besteed, worden gerechtvaardigd. Een gedegen projectadministratie moet de accountant in staat stellen om te verifiëren dat de IZA Transformatiemiddelen op rechtmatige wijze zijn verstrekt. Externe kosten worden onderbouwd met facturen van externe adviseurs.
Wat betreft de verantwoording van de uren van projectmedewerkers, is dit complexer. De projectmedewerkers werken immers bij meerdere instellingen. De projectregistratie moet echter centraal plaatsvinden. Bovendien moeten alle geregistreerde uren worden goedgekeurd door de leidinggevende van de medewerker. Via de ZIS Monitor App kunnen medewerkers hun uren registreren, waarbij rekening wordt gehouden met reguliere werkdagen, verlof en langdurig verzuim. De leidinggevende kan deze uren vervolgens goedkeuren of afkeuren. Deze aanpak sluit aan bij het accountantsprotocol van de IZA Transformatiemiddelen.
  Audit
Aan de hand van een accountantsprotocol worden de resultaten van het project, alsmede de inspanningen en kosten gecontroleerd door de accountant. Dit proces zal jaarlijks plaatsvinden. ZIS Monitor is de bron van deze controles. Indien u meer informtie wilt, mail naar: b.meeuwis@teamm.nl