BLOG Meer grip op AO/IC en verantwoording binnen de zorg

Een kleine fout kan leiden tot het niet krijgen van de vergoeding waar men wel recht op heeft. En als die fout al hersteld kan worden verliest men kostbare tijd aan dit herstelwerk. Vaak wordt bij het opsporen van deze fouten gebruik gemaakt van rapportages opgemaakt in Excel of een BI-tool zoals Power BI.

Dit proces heeft echter impact op de werkzaamheden van meerdere rollen in de zorgorganisatie. Hoe voorkomt u dat het bijhouden van een correcte registratie u te veel tijd en geld kost? Is Excel of BI tooling dan nog geschikt? Of past ZorgZaak als proces ondersteunende applicatie beter?

Drie hoofdvragen die beantwoord moeten worden in een audit.
De zorgadministratie is de belangrijkste bron voor de accountant voor de jaarlijks audit. Hierbij wordt de juistheid en volledigheid van kosten en omzet bepaald. Bovendien wordt nagegaan of de zorg wel echt geleverd is en of die wel geleverd had mogen worden. In wezen tracht de accountant drie hoofdvragen te beantwoorden:

• Is de zorg correct geregistreerd en gedeclareerd?
• Is de geleverde zorg legitiem?
• Is de zorg feitelijk geleverd?

Een zorgorganisatie zal op haar beurt werkprotocollen voor registratie opzetten waarmee zij de AO/IC borgt. Deze werkprotocollen gelden dan voor alle rollen in de organisatie die betrokken zijn bij de registratie van zorg.

Verschillende rollen in het registratieproces
Er zijn verschillende rollen betrokken bij het zorgregistratieproces. Allereerst is er de rol van verpleegkundige in de wijk of op de afdeling. Zij bepalen het arrangement van een cliënt en stellen bij extramurale ZVW cliënten ook de legitimatie vast. Vanuit het principe ‘planning is realisatie’ heeft de verpleegkundige een cruciale rol in de registratie en verantwoording.

Vervolgens zijn ook de medewerkers van de cliënten- en zorgadministratie zeer belangrijk voor de interne controle van de basisregistraties (van het ECD en de HR-applicatie). Aan de hand van aanvullende overzichten trachten zij fouten, inconsistenties en onvolkomenheden uit de basisregistraties te ontdekken. Zij zullen deze fouten deels zelf oplossen door de basisregistraties aan te passen. Echter, bepaalde fouten moeten door (wijk) verpleegkundigen opgelost worden, omdat alleen zíj daartoe gerechtigd zijn.

Tenslotte is de controller een belangrijke schakel in de AO/IC. Met name in de beantwoording van de vraag; ‘is de zorg feitelijk geleverd?’ De controller moet aan de accountant bewijslast overleggen waaruit blijkt dat in de tijdvakken waarin zorg is gedeclareerd, daadwerkelijk een medewerker met de juiste deskundigheid bij de cliënt aanwezig was.

 

Rapportages in Excel of BI Tooling ten behoeve van AO/IC
Hoe houdt de financial nu grip op de AO/IC en de verantwoording? Er zijn meerdere opties. Bij controlewerkzaamheden kan Excel een handig hulpmiddel zijn, want het is uitermate flexibel en bijna iedereen kan er mee werken. Misschien heeft een BI-tool zoals Power BI de voorkeur vanwege de grafische mogelijkheden. Maar in beide gevallen zijn de uitkomsten sterk afhankelijk van de persoon die er mee werkt. Zijn de ingevoerde gegevens consistent? Worden steeds dezelfde type gegevens met elkaar vergeleken? Zijn de filters en de parameters voor de berekeningen consequent en inzichtelijk?

Daar komt nog bij dat er meerdere ‘rollen’ tegelijk betrokken zijn bij de herstelwerkzaamheden. Er is behoefte aan informatie uitwisseling. Bijvoorbeeld in het geval van een op te lossen fout in de legitimatie: Wanneer een fout is gesignaleerd door een medewerker van de zorgadministratie, zal deze medewerker een wijkverpleegkundige vragen om actie te ondernemen, al dan niet voorzien van een nadere instructie. Wanneer de fout is hersteld, zal de wijkverpleegkundige dit willen afmelden. Hierdoor is het voor de collega’s ook duidelijk, dat benodigde actie reeds is ondernomen.

Excel en Power BI zijn uitstekend te gebruiken voor inzicht in fouten en inconsistenties, maar zijn niet effectief voor taakgericht samenwerken tussen verschillende gebruikersgroepen. Dit vraagt om een applicatie die rapportage en procesondersteuning mogelijk maakt.

Proces ondersteunende applicatie ZorgZaak ten behoeve van AO/IC
Vanwege de tekortkomingen van Excel en BI-Tools heeft TeamM een applicatie gebouwd die dit proces van registreren en rapporteren daadwerkelijk ondersteunt. Deze applicatie, ZorgZaak bevat voor de zorgadministratie begrijpelijke overzichten met logische controles. Bovendien laat ZorgZaak meteen zien waar actie moet worden ondernomen. De medewerker van de zorgadministratie krijgt daarmee eenvoudig de regie in zowel de monitoring als de afwikkeling van benodigde herstelacties.

De verpleegkundige in de wijk of op de afdeling, die bij fouten herstelwerkzaamheden dient uit te voeren, krijgt gefilterd de fouten inclusief een instructie voor herstelwerkzaamheden binnen het ECD in beeld. Vervolgens kan de verpleegkundige de fout herstellen en deze tevens afvinken.

ZorgZaak is een robuuste applicatie met betrouwbare koppelingen met het ECD en andere bronsystemen. Deze architectuur zorgt voor de grootst mogelijke consistentie en beheersbaarheid. Deze eigenschappen worden ook getoetst aan de hand van de ISAE 3402 certificering.

Met ZorgZaak wordt de AO/IC binnen een organisatie veel sterker geborgd, blijft de administratie consistent, zijn de herstelkosten laag en uiteindelijk ook de auditkosten laag.